الهدف

الشركة:

العايد، مجموعة صناعية سعودية رائدة متخصصة في الخراطيم والأنابيب والأسلاك والكابلات عالية الجودة.

التحدي:

 يعتمد نظام الحضور والوقت الحالي لدى العايد على عملية مرهقة. استخدموا جهازًا يقوم بتخزين البيانات بتنسيق USB، الأمر الذي يتطلب استرجاعها يدويًا وتحويلها إلى جداول بيانات اكسيل وتحليلها لاحقًا. وكانت هذه الطريقة:

• استهلاك الوقت: كانت عمليات استرجاع البيانات وتحويلها وتحليلها عبارة عن عمليات طويلة، مما أعاق الكفاءة.
• معرض للخطأ: أدت المعالجة اليدوية للبيانات إلى زيادة مخاطر الأخطاء البشرية، مما أثر على دقة كشوف المرتبات.
• اللامركزية: أدى عدم وجود نظام مركزي إلى جعل مراقبة وإدارة بيانات حضور الموظفين أمرًا صعبًا.
• وظائف محدودة: كان النظام القديم يفتقر إلى ميزات مثل إدارة إجازات الموظفين وجدولة الورديات وتكامل كشوف المرتبات.

نهج الحلول الإبداعية: نظام قائم على السحابة للإدارة المبسطة

اقترحت شركة الحلول الإبداعية المحدودة. نظامًا مخصصًا للوقت والحضور قائمًا على السحابة لمواجهة تحديات العايد. قدم هذا الحل العديد من المزايا:

• البنية السحابية: يمكن الوصول إليها من أي مكان متصل بالإنترنت، مما يلغي الحاجة إلى نقل البيانات فعليًا.
• لوحة القيادة المركزية: مركز مركزي لمراقبة حضور الموظفين في الوقت الفعلي، بما في ذلك البيانات المدخلة/الخارجية، وقوائم الموظفين، وطلبات الإجازات، وجداول المناوبات.
• دقة محسنة: يؤدي جمع البيانات تلقائيًا إلى تقليل الأخطاء البشرية ويضمن إجراء حسابات دقيقة لكشوف المرتبات.
• قابلية التوسع: يمكن للنظام أن يستوعب بسهولة القوى العاملة المتنامية لدى العايد دون الحاجة إلى بنية تحتية إضافية للأجهزة.
• قدرات التكامل: يتكامل بسلاسة مع برنامج الرواتب الحالي عبر API (واجهة برمجة التطبيقات) لنقل البيانات بشكل مبسط.
• كفاءة إعداد التقارير: قم بإنشاء تقارير في ثوانٍ بناءً على معايير محددة، مما يوفر الوقت والجهد بشكل كبير.

تحسين الكفاءة والدقة: نتائج التنفيذ

شهدت شركة العايد تحولًا كبيرًا في نظام إدارة الحضور الخاص بها منذ تطبيق الحل القائم على السحابة من الحلول الإبداعية:

• زيادة الكفاءة: تم التخلص من المعالجة اليدوية للبيانات، مما يوفر وقتًا ثمينًا لموظفي الرواتب والموارد البشرية.
• دقة محسنة: يُترجم تقليل الأخطاء البشرية إلى حسابات أكثر دقة لكشوف المرتبات وتحسين رضا الموظفين.
• الرؤية في الوقت الفعلي: توفر لوحة المعلومات المركزية رؤى في الوقت الفعلي حول حضور الموظفين، مما يسهل اتخاذ القرارات المستنيرة.
• تحسين تجربة الموظف: يوفر النظام تجربة مريحة وسهلة الاستخدام للموظفين، مما يسمح لهم بتتبع الحضور وإدارة طلبات الإجازات بسهولة.
• التقارير المبسطة: يستغرق إنشاء تقارير الحضور جزءًا صغيرًا من الوقت مقارنة بالطريقة السابقة.

الخلاصة: عملية إدارة الحضور أصبحت أكثر بساطة ودقة

توضح دراسة حالة العايد كيف يمكن لنظام الوقت والحضور المخصص القائم على السحابة من الحلول الإبداعية أن يعالج بشكل فعال التحديات التي تواجهها الشركات المتنامية. يوفر الحل زيادة الكفاءة والدقة المحسنة ورؤية البيانات في الوقت الفعلي وتجربة مستخدم سلسة لكل من الموظفين وموظفي الموارد البشرية. من خلال الشراكة مع الحلول الإبداعية حقق العايد عملية إدارة حضور أكثر بساطة ودقة، مما يسمح لهم بالتركيز على الأنشطة التجارية الأساسية.